Amazon decidió innovar en el corazón de una organización: las reuniones. Una práctica extendida en las grandes empresas de tecnología.

  • 11 mayo, 2018

Por: Federico Willoughby Olivos

En Internet circula un memo de los años sesenta, cuya autoría aparentemente es de la CIA, que contiene un set de reglas para destruir una organización desde su interior. Lo fascinante (y también terrible) es que la manera propuesta se estructura en torno a lograr que el exceso de reuniones sea parte de la cultura corporativa, que también existan varios comités y que ojalá cada toma de decisión dependa de más y más reuniones. Esto, de acuerdo al documento, llevará inevitablemente a que una organización sea lenta, inefectiva e incapaz de tomar decisiones importantes. ¿Le suena conocido? Pues bien, en el mundo de la tecnología, hace rato que están claros que juntarse en una sala de reuniones muchas veces puede ser altamente inefectivo. Por lo mismo, los grandes de Silicon Valley han hecho sus propias modificaciones:

Google
Eric Schmidt, ex CEO de Google, escribió un libro que se llama How Google works. En él entrega los detalles de la organización de la empresa. De su escrito uno puede desprender algunas lecciones:

Cada reunión debe tener un líder, alguien que tenga el poder de la decisión final. La idea es evitar encuentros entre equipos horizontales donde nadie pueda tomar las decisiones difíciles. Por lo mismo, siempre se llama a alguien que tenga tal responsabilidad.
No incluir a más de ocho personas. Se espera que todos los asistentes a una reunión entreguen su input sobre el tema a discutir, y muchos participantes pueden bajar la calidad de la discusión.

Apple
Steve Jobs también tiene su propia versión de reuniones. Así queda documentado en el libro Insanely Simple, de Ken Segall.

Para el ex CEO de Apple, estas tienen que ser lo más pequeñas posibles y ojalá con las mismas personas. Cuenta la anécdota de una vez que Jobs entró a una reunión que tenía semanalmente con una agencia y vio a alguien nuevo. Lo primero que hizo fue pedirle (de manera educada) que se fuera. Y cuando Obama lo invitó a participar a un encuentro con un selecto grupo de empresarios tecnológicos desistió porque consideró que era mucha gente.

Jobs sentía que la gente se escudaba en el PowerPoint, por lo cual nunca fue muy fanático de las presentaciones. De hecho, le prohibió a su equipo que presentara diapositivas. Prefería que la gente invirtiera su tiempo explicando con sus propias palabras sus ideas o problemas.

Amazon
Jeff Bezos está convencido de que una de sus grandes innovaciones fue cambiar la manera en que se conducen las reuniones en su empresa. Siguió con la línea de Jobs y prohibió el uso de PowerPoint o similares en su empresa.

La prohibición de usar diapositivas pretende que los empleados de Amazon estructuren sus ideas en memos de cuatro a seis páginas que NO pueden tener puntos de enumeración. Para el CEO, estos memos obligan a un proceso racional más completo y que les permite entender mejor lo que quieren decir.

Las reuniones comienzan con “silencio”. Es el tiempo que tiene cada participante para leer y reflexionar sobre el memo. De esa manera, pueden pensar en ideas y enfocarse en el tema. Además, la reunión parte con todos hablando de lo mismo.

Es importante tener reuniones con equipos pequeños. Dentro de Amazon existe la regla de las dos pizzas. Esta indica que el encuentro debe tener tal cantidad de participantes que podrían almorzar con solo dos pizzas (familiares).

Finalmente, Bezos les pide a quienes presentan que se concentren en la narrativa. Es decir, que cuenten una historia, ya que eso permite mayor recordación y suele generar mayor participación e ideas.