Revista Capital

Cuánto gastan las empresas chilenas en papel

Por décadas, el papel fue el rey indiscutido de las oficinas, como insumo indispensable para las empresas. Sin embargo, la irrupción de las computadoras, Internet y los teléfonos celulares, entre otros desarrollos tecnológicos, trajeron el fin de su largo reinado.

Desde entonces, el reemplazo de los documentos físicos por herramientas digitales más eficientes está popularizándose a escala global. Una encuesta a más de 1.000 empresas pequeñas y medianas en los Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania señaló que más del 80% de las empresas desea eliminar el papel en sus operaciones diarias, y planea realizar este cambio durante los próximos 12 meses.

Un informe reciente señaló que el Estado chileno gasta anualmente alrededor de US$ 1.000 millones en papeleo, y concluyó que se podría ahorrar alrededor de US$ 560 millones al año si introdujera mayor tecnología para optimizar los procesos de documentación.

El impacto económico de la tardía adopción de tecnología es aún más notorio en el mundo empresarial. Las cifras hablan por sí mismas. De acuerdo a DataScope, plataforma que reemplaza formularios de papel por formularios móviles, en Chile una empresa promedio de 8 empleados pierde 6 millones 250 mil pesos al año en horas hombre destinadas a almacenar documentos en papel, mientras que el extravío y posterior recuperación de esos documentos le puede significar una pérdida de dinero aún mayor.

Por otro lado, el costo del papel es sólo el 10-11% del costo de su ciclo de vida, siendo que los principales gastos al usar documentos en ese formato recaen en el copiado, la entrega del documento, su procesamiento, el almacenamiento y su recuperación. Considerando todos los gastos asociados, una compañía en nuestro país gasta anualmente 16 millones 414 mil pesos para llenar un archivo corriente de cuatro cajones, y 1 millón 313 mil pesos para mantenerlo.

“Hoy el 80% de las empresas en Chile no cuenta con una estrategia integral para reducir el uso del papel en sus operaciones. Es un dato sorprendente, ya que al implementar alternativas digitales en reemplazo de documentos impresos, la productividad aumenta hasta un 18% en promedio, y se impulsa una importante reducción en los costos que resulta sumamente tentadora, especialmente para organizaciones agobiadas por gastos que no ven forma de recortar”, señala el Co-fundador de DataScope, Nicolás Serrano.

Teniendo en cuenta que Chile es el líder latinoamericano en uso de internet y smartphones, las organizaciones interesadas en eliminar el papel en nuestro país se vuelcan a la adopción de soluciones móviles, como una de las formas más simples y eficientes de eliminar los altos costos anuales derivados de su uso.